ITIN sin viajar a EE.UU. La versión práctica para un fundador español

El ITIN se pide desde España por correo o a través de un agente autorizado. Lo difícil no es el viaje, que no hace falta, sino dos detalles concretos: cómo acreditas tu identidad sin desprenderte del pasaporte durante meses, y con qué motivo justificas la solicitud. La mayoría de los expedientes que el IRS devuelve se caen por uno de esos dos puntos.

Qué es el ITIN y qué no es

El ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) es un número de nueve dígitos que emite el IRS para personas que tienen alguna obligación o interés fiscal en Estados Unidos pero no pueden obtener un número de la Seguridad Social. Ese es todo su alcance. No es un permiso de trabajo, no es un estatus migratorio y no te convierte en residente fiscal estadounidense.

Para un fundador español, el ITIN cumple sobre todo dos funciones. La primera es fiscal: si en algún momento te corresponde presentar una declaración personal en EE.UU., o si un pagador estadounidense necesita identificarte a efectos de retenciones, el ITIN es el número que va en el formulario. La segunda es la que interesa a la mayoría: es la pieza que permite que un emisor de tarjetas de crédito personales, con Amex a la cabeza, pueda abrirte un expediente y empezar a construir historial a tu nombre.

Lo que conviene tener claro desde el principio: el ITIN no hace falta para la cuenta bancaria de la empresa. Para eso basta el EIN de la LLC. Si alguien te dice que primero necesitas el ITIN para poder operar, te está poniendo el orden al revés y te va a costar meses de espera innecesarios.

El problema del pasaporte, que es el problema de verdad

El IRS exige acreditar identidad y nacionalidad extranjera. El pasaporte es el único documento que, por sí solo, acredita las dos cosas. Y aquí llega el punto que hunde más solicitudes españolas de las que debería:

Eso deja tres caminos reales:

• Mandar el pasaporte original por correo a Austin. Funciona y el IRS lo devuelve, pero te quedas sin pasaporte durante un periodo que no controlas. Para alguien que viaja por trabajo es sencillamente inviable.
• Conseguir la copia certificada por la autoridad emisora. Legalmente correcto, en la práctica lento y con un procedimiento que varía según dónde lo gestiones.
• Acudir a un Certifying Acceptance Agent (CAA). Es un profesional o entidad autorizada por el IRS que verifica tu pasaporte, adjunta un Certificate of Accuracy al W-7 y te devuelve el documento en el acto. Hay CAAs fuera de Estados Unidos, incluidos algunos que atienden a clientes en España, y muchos trabajan en remoto mediante videollamada. Es la vía que usa casi todo el mundo que ya ha pasado por esto.

Si eliges CAA, comprueba que figura en el listado público de agentes autorizados del IRS. La autorización caduca y se renueva, así que el listado vigente manda por encima de lo que diga la web del agente.

El motivo de la solicitud: la casilla que hay que razonar

El W-7 pide marcar una razón por la que solicitas el número. La regla general es que el W-7 acompaña a una declaración federal estadounidense. Existe además un conjunto de excepciones tasadas, recogidas en las instrucciones del formulario, que permiten solicitarlo sin declaración adjunta.

No vamos a decirte cuál de esas excepciones encaja en tu caso, porque depende de la estructura concreta de tu LLC, de si genera renta de fuente estadounidense, de si hay retenciones de por medio y de tu situación personal. Marcar la casilla equivocada no es un detalle menor: es motivo de rechazo, y un rechazo te devuelve al principio de un plazo de dos o tres meses. Este es el punto en el que merece la pena que lo revise un CPA estadounidense o el agente que te tramite el expediente, antes de enviar nada.

El expediente, pieza por pieza

1. Formulario W-7 cumplimentado. Nombre exactamente como figura en el pasaporte, incluidos los dos apellidos. No abrevies, no castellanices, no elimines tildes por tu cuenta.
2. Acreditación de identidad. Pasaporte original, copia certificada por la autoridad emisora, o certificación del CAA.
3. La declaración estadounidense adjunta, si tu motivo la exige, o la documentación de respaldo de la excepción invocada.
4. Envío. Al centro de procesamiento de ITIN del IRS en Austin, Texas, o a través del CAA. Usa un servicio con seguimiento y guarda el justificante.
5. Espera. De 7 a 11 semanas según el propio IRS. El número llega por carta a la dirección que hayas puesto en el formulario, así que asegúrate de que esa dirección va a seguir siendo válida dentro de tres meses.

Errores que se repiten en solicitudes desde España

• Nombre inconsistente. El nombre del W-7, el del pasaporte y el que después aparecerá en las solicitudes de tarjeta deben coincidir. El sistema español de dos apellidos genera confusión en formularios diseñados para un único apellido, y esa inconsistencia se arrastra después a cada verificación de identidad. Decide una forma y mantenla en todas partes.
• Dirección de correo poco fiable. Si el domicilio del formulario es un piso de alquiler que dejarás en dos meses, la carta con el ITIN se pierde y recuperarla es un trámite adicional.
• Copia notarial en lugar de certificación válida. Ya mencionado, y sigue siendo el motivo número uno de devolución.
• Pedirlo demasiado pronto. Antes del ITIN va la LLC y el EIN. Si pides el ITIN sin tener detrás una razón fiscal sostenible, tienes muchas papeletas de recibir una negativa.
• Olvidar el formulario 5472. No pertenece al trámite del ITIN, pero es la obligación que más caro sale: una LLC de socio único propiedad de un extranjero debe presentar el 5472 junto con un 1120 parcial aunque no haya facturado nada. La sanción por no presentarlo arranca en 25.000 dólares.

La parte española, que no resuelve este artículo

Tener un ITIN no cambia por sí mismo tu situación en España, pero el conjunto LLC más ITIN sí abre preguntas que hay que responder con un profesional local: cómo se califica el rendimiento que te llega de una entidad estadounidense fiscalmente transparente, en qué modelo se declara, si aplica el convenio para evitar la doble imposición entre España y Estados Unidos y en qué términos, y si la participación y las cuentas en el extranjero activan obligaciones informativas como el modelo 720. Los umbrales y los criterios administrativos en este terreno han ido cambiando y no son uniformes en la práctica profesional. No te fíes de un artículo, tampoco de este: consulta a un asesor fiscal en España con experiencia en estructuras internacionales.