Qué es el EIN y para qué sirve exactamente
El EIN, Employer Identification Number, es el número de identificación fiscal de una empresa estadounidense. Lo asigna el IRS, tiene nueve dígitos y se escribe con un guion tras los dos primeros. La comparación más útil para alguien que opera desde España es el CIF: es el número con el que tu empresa existe ante la administración tributaria y ante cualquier entidad financiera que te pida identificarla.
Qué desbloquea el EIN
El nombre engaña un poco. «Employer» sugiere que hace falta tener empleados, y no es así: una LLC de una sola persona sin nómina también necesita EIN. En la práctica es la llave de casi todo lo que un fundador extranjero quiere hacer con su empresa estadounidense:
- Abrir la cuenta bancaria de empresa. Mercury, Relay o Wise Business no abren nada sin él. Es el requisito central del proceso descrito en abrir cuenta bancaria a distancia.
- Presentar las declaraciones de la empresa ante el IRS, incluido el formulario 5472 que obliga a las LLC de socio único con propietario extranjero.
- Contratar con plataformas y proveedores estadounidenses que necesitan identificar a la entidad, desde Stripe hasta un marketplace.
- Solicitar tarjetas de empresa que se apoyan en el saldo de la compañía en lugar de en tu historial personal, como las de Brex o Ramp.
- Emitir formularios de información a terceros cuando la operativa lo requiera.
Qué no es el EIN
Tres confusiones frecuentes, y merece la pena zanjarlas porque cuestan tiempo:
No es tu número personal. El EIN identifica a la empresa. Tú, como persona física no residente, te identificas ante el IRS con un ITIN. La distinción completa está en EIN frente a ITIN, y es el malentendido más caro de esta fase.
No es una licencia de actividad. Tener EIN no significa que tu empresa esté autorizada a operar en un sector regulado. Es un identificador fiscal, no un permiso.
No sustituye al registro estatal. La LLC nace cuando un estado aprueba su escritura de constitución. El EIN viene después y no arregla una constitución mal hecha. El orden y la elección de estado están en el mejor estado para una LLC siendo español.
El detalle que hay que hacer bien. En el formulario SS-4, la línea 7b pide el SSN, ITIN o EIN de la persona responsable. Si no tienes ninguno de los tres, se escribe «Foreign». No se deja en blanco ni se inventa nada. Y la persona responsable eres tú, el titular real, no la empresa que te constituyó la LLC ni un nominee.
Cómo se escribe y dónde te lo van a pedir
El formato es de nueve dígitos con un guion tras los dos primeros, del estilo 12-3456789. Conviene teclearlo siempre así, tal como aparece en la carta del IRS, porque algunos formularios validan el patrón y otros lo rechazan si lo escribes seguido.
Lo vas a necesitar a mano con más frecuencia de la que imaginas: en el alta de la cuenta bancaria, al configurar una pasarela de pago, al firmar con proveedores estadounidenses que te piden identificar la entidad, en la solicitud de tarjetas corporativas y, cada año, al presentar las declaraciones de la empresa. Guárdalo donde puedas consultarlo en treinta segundos, junto al PDF de la carta.
Un aviso práctico: el EIN no es información especialmente sensible en el sentido de una contraseña, pero tampoco conviene publicarlo abiertamente. Compártelo con entidades que tengan una razón legítima para pedírtelo y desconfía de quien te lo solicite por correo sin contexto.
Cómo se pide y qué guardar después
Como no residente sin SSN ni ITIN no puedes usar el formulario online del IRS, que valida contra un número estadounidense y te devuelve un error genérico. La vía que funciona es el SS-4 en papel enviado por fax al número internacional que figura en las instrucciones del propio formulario. Por fax lo normal es esperar entre una y cuatro semanas; por correo postal desde España, bastante más.
Cuando llegue, el IRS te envía la carta de asignación (la CP 575). Guárdala en PDF y en un sitio del que no se borre, porque todos los bancos y plataformas te la van a pedir. Si la pierdes, no se solicita un EIN nuevo: se pide al IRS una carta 147C, que es una confirmación del número ya asignado y que las entidades aceptan igual.
Una última cosa que no depende del banco pero que conviene repetir: una LLC de socio único propiedad de un extranjero está obligada a presentar el formulario 5472 acompañado de un 1120 parcial, incluso en años sin actividad, y la sanción por no presentarlo arranca en 25.000 dólares. Está desarrollado en el artículo sobre el formulario 5472. El EIN es el número con el que se presenta, así que en cuanto lo tengas ya estás dentro de esa obligación.
En el lado español, tener EIN no crea por sí solo ninguna obligación nueva para ti, pero la estructura completa sí puede tenerlas. Cómo califica la Agencia Tributaria el beneficio de una LLC transparente cuando el socio es residente fiscal en España, y qué obligaciones informativas te corresponden, incluido el modelo 720 si llegara a aplicarte, no tiene una respuesta única. Es materia de asesor fiscal, y conviene plantearlo antes de empezar a facturar.
Preguntas frecuentes
¿El EIN cuesta dinero?
No. El IRS lo emite gratis. Si alguien te cobra por el número en sí, te está cobrando por gestionarlo, no por el número. Es una gestión legítima que muchos fundadores prefieren delegar, pero conviene saber que el trámite en sí no tiene tasa.
¿Puedo pedir el EIN sin SSN ni ITIN?
Sí. No puedes usar el formulario online del IRS, que exige un número estadounidense, pero sí puedes presentar el formulario SS-4 en papel por fax al número internacional. En la casilla del número de la persona responsable se escribe Foreign, que es lo que el IRS espera de un fundador extranjero sin número previo.
¿Cuánto tarda?
Por fax, lo habitual son entre una y cuatro semanas. Por correo postal desde España puede irse a dos meses o más. Los plazos del IRS fluctúan según su carga de trabajo, así que trátalos como un rango, no como una promesa.
¿Qué hago si pierdo la carta del EIN?
Puedes solicitar al IRS una carta 147C, que es una confirmación del número ya asignado. Los bancos la aceptan igual que la carta original. No se pide un EIN nuevo: cada empresa tiene uno solo y duplicarlo genera un problema administrativo evitable.
¿El EIN me sirve para pedir tarjetas de crédito?
Para tarjetas de empresa que se apoyan en el saldo de la compañía, como Brex o Ramp, sí. Para tarjetas con garantía personal, tipo American Express, el EIN no es suficiente: además hacen falta el ITIN y un perfil crediticio personal en formación.
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